Какую экономическую выгоду может принести компании интранет? Какие формулы использовать для расчета? Сколько можно сэкономить на юзабилити корпоративного портала?
Статья будет полезна тем, кто хочет знать сколько денег экономит интранет в компании, кому нужны цифры, чтобы убедить топ-менеджеров в инвестиции в корпоративный портал.
Время чтения: 10-12 минут.
О пользе интранета уже сказано много. Это ассистент сотрудника в ежедневной работе: он помогает найти нужный документ, узнать остаток отпуска, заказать справку в посольство, работать в команде с коллегами со всей страны. В корпоративной терминологии это называется управленческие выгоды. Подробно я об этом говорила в статье «Зачем нужен интранет».
Когда нужно обосновать вложение денег в интранет топ-менеджменту, рассчитать срок окупаемости корпоративного портала, оценить возврат инвестиций, то управленческие выгоды работают плохо. Нужна оценка в деньгах.
Аналитики Гугл, Гартнер, Маккинзи в своих исследованиях* сходятся во мнении, что поиск информации отнимает около 100 минут в день, в неделю — это 9 часов.
Что это значит? Это эквивалентно времени перелета из Москвы в Нью-Йорк. Для компании — это означает, что сотрудники работают 4 дня в неделю, а компания платит за 5.
Время, которое сотрудник тратит на поиск информации в компании
Если время поиска сократится хотя бы на 5% в день для каждого сотрудника, можно уже говорить о существенных выгодах для компании.
Рассмотрим компанию ПАО «Супер банк», у которой офисы по всей России: от Калининграда до Владивостока.
В ПАО «Супер банк» работает 2000 сотрудников, из которых 400 — в головном офисе, 1600 — в региональных подразделениях.
Средний уровень дохода сотрудника в головном офисе — 100 000 рублей/месяц или 595 рублей/час, в региональных филиалах — 50 000 рублей/месяц или 298 рублей/час.
Расходы на внедрение интранета — 3 000 000 рублей.
Планируемый срок использования интранета — 3 года.
Размер налога на прибыль — 20%.
Cтавка дисконтирования — 25%.
Сейчас каждый второй сотрудник в ПАО «Супер банк» тратит 15 минут в день на поиск информации. После внедрения интранета это время должно сократится до 5 минут.
Экономия = (Тдо — Тпосле)*230*0,5*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(15-5)/60*230*0,5*(400*595+1600*298) = 13 724 160 рублей
Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
230 — количество рабочих дней в году с учетом отпуска
50% — количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой поиска информации
Заметьте, в расчете я использую значения, которые намного меньше заявленных международными аналитиками. Но даже с минимальными значениями сумма экономии внушительна — почти 14 млн рублей.
Еще 7-10 лет назад, когда мы не знали ответ на какой-либо вопрос, например, как пройти от Третьяковки до Большой Ордынки, как сварить борщ, где лучше купить кофемашину, к кому обратиться для ремонта ноутбука, мы звонили маме, дожидались встречи с другом, спрашивали прохожего на улице, искали в бумажных справочниках и своих заметках в блокноте.
Что происходит сейчас: в 90% случаем мы достаем из кармана любимый телефон и используем Гугл или Яндекс. Здесь знают ответы практически на все вопросы, а часто задаваемые уж точно.
А в больших компаниях часто это до сих пор выглядит так: сотрудники вынуждены звонить кому-нибудь, отвлекать рядом сидящих коллег, обращаться к руководителю для получения ответа даже на самый простой вопрос, например, как оформить отпуск или командировку? И частота возникновения подобных вопросов высока.
Посмотрим на эту проблему с точки зрения затрат компании:
• Ищущий сотрудник тратит время на поиск хранителя информации
• Ищущий сотрудник получает ответ.
Здесь компания теряет двойное время — ищущего сотрудника и знающего ответ хранителя информации.
И это не учитывая некоторое время на сопровождающую в коммуникациях болтовню: как дела? как отпуск? как твой проект?
Расчет здесь складывается из двойных затрат времени.
Экономия = (Тдо*2 — Тпосле)*F*12*0,5*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(6-0,5)/60*4*0,5*12*(400*595+1600*298) = 1 572 560 рублей
Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
F — количество обращений к сервису часто-задаваемых вопросов сотрудников в месяц
50% — количество сотрудников, которые пользуются сервисом
12 — количество месяцев в году
Например, автоматизация процесса оформления заявки на пропуск, командировки, согласования документов.
Предположим, что 90% сотрудников сталкивается хотя бы раз в месяц с проблемой оформления и подписания бумажной заявки. Сейчас этот процесс занимает минимум 5 минут, после автоматизации процесса — не более 30 секунд.
Экономия = (Тдо — Тпосле)*12*0,9*(Nго*Wго + Nрег*Wрег) =
(5-0,5)/60*12*0,9*(400*595+1600*298) = 578 988 рублей
Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nго и Nрег — количество сотрудников головного офиса и региональных филиалов
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
12 — количество месяцев в году
90% — количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой оформления бумажной заявки
Это может быть доступ к информации об остатке отпуска, расчетному листку, информации о премировании, истории больничных и командировок. То, чем пользуются почти все и уникально в интранете. То, что достаточно просто отобразить в личном кабинете сотрудника.
Например, 90% сотрудников региональных подразделений раз в месяц обращаются в личный кабинет для просмотра расчета премиальной части зарплаты. Другой альтернативный способ получения расчета — обратиться напрямую к сотрудникам отдела кадров, владеющим информацией. При получении расчета региональным сотрудником от отдела кадров компания тратит двойное время: на звонок, общение, поиск информации. При самостоятельном просмотре региональным сотрудником расчета в личном кабинете — не более 30 секунд.
Экономия = (Тдо*2 — Тпосле)*12*0,9* Nрег*Wрег =
(3*2-0,5)/60*12*0,9*1600*298 = 472 032 рублей
Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Nрег — количество сотрудников в региональных филиалах
Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника регионально филиала
12 — количество месяцев в году
90% — количество сотрудников, которые просматривают расчет премии в личном кабинете
В проекте по реновации интранета можно посчитать размер экономии за счет повышения юзабилити свойств страниц и сервисов. Так, если для 40% пользователей время работы с 10 страницами сократится хотя бы на 3 секунды, это позволит компании сэкономить почти 600 000 рублей в год.
Экономия = 0,4*N*P*250*(Tдо-Тпосле)*W =
0,4*10*250*0,0008*(1600*298 + 400*595) = 571 840 рублей
Тдо и Тпосле — время на поиск информации до и после внедрения корпоративного портала
Wго и Wрег — средний ежемесячный доход сотрудника головного офиса и регионального филиала
N — количество пользователей
Р — среднее количество просматриваемых пользователем страниц в день
Такой подход к расчету рекомендует международная компания Human Factors International, которая специализируется на создании продуктов, ориентированных на пользователя.
В заключение можно посчитать общую экономию от внедрения интранета и срок окупаемости.
Напомню, что планируемый срок использования интранета — 3 года, налог на прибыль — 20%, ставка дисконтирования — 25%.
Экономия в год = (суммарная экономия — налог на прибыль) = (16 919 580- 16 919 580*20%) = 13 535 664 рублей.
Экономия за три года = (суммарная экономия — налог на прибыль) *3 года = (16 919 580- 16 919 580*20%)*3 = 40 606 992 рублей.
Рентабельность инвестиций (ROI) = экономия за год с вычетом налога на прибыль/сумма инвестиций*100% = 13 535 664/ 3 000 000*100% = 451%.
Срок окупаемости = сумма инвестиций / «чистая прибыль» в месяц = 3 000 000/ 1 127 972 = 2,6 месяца.
Для оценки эффективности инвестиционного проекта также посчитаем чистый дисконтированный доход за три года или NPV (Net present value). Проект эффективен, если NPV>0.
Чистый дисконтированный доход (NPV) = 26 421 615 рублей
Расчет чистого дисконтированного дохода
Как видите, эффект от внедрения интранета можно посчитать, а размеры экономии даже при выбранных минимальных значениях внушительны.
Давайте доказывать, что интранет — это действительно инструмент, который позволяет экономить деньги компании. Тогда понимание важности хорошего интранета в компании будет больше, а вовлеченность в развитие топ-менеджмента — выше.
В данной статье приведены общие принципы, которые вы можете использовать в качестве подходов для дальнейших расчетов. Все формулы рекомендуется уточнить и доработать в соответствие требованиями финансовых подразделений вашей компании.
Благодарим за помощь в подготовке материала эксперта в области инвестиционных проектов Елену Степанову.